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一体化管理体系:实践与探索

在市场竞争日益激烈的情况下,用户对产品的要求越来越高,他们不仅仅对产品实物质量,而且对供方的质量体系、环境和职业健康安全状况提出了新的要求。如何适应这些要求,向更高的层次、更深的领域、更广的范围发展,并占领更多的国外市场,是摆在我们公司面前的首要问题。

攀钢冶金材料有限责任公司从参与国外钢铁市场竞争的战略高度出发,深刻认识到质量、环保和安全是企业的生命和攀钢的形象,是社会经济发展的永恒主题,因此,大力推进ISO9000、ISO14000和OHSAS18000标准的实施和认证工作,把贯标作为质量、环境和职业健康安全管理与国际接轨的一个重要措施,作为加强企业管理的一项中心工作。

2004年元月,在多年实施ISO9000标准并通过体系认证的基础上,攀钢冶材公司领导做出决定:全面贯彻ISO9001、ISO14001和OHSAS18001标准,实施质量、环境和职业健康安全一体化管理,推进企业管理的整体优化,提升公司的核心竞争力。历经一年的艰辛努力,公司于2004年12月15日顺利通过了中国质量认证中心的现场审核,成为攀枝花市的第一家、国内同行中领先实施一体化管理的企业,成为世界级合格供应商。通过贯标认证、公司的管理水平实现了新的跨越,质量、环境和职业健康安全管理工作迈上一个新的台阶。

1 统一思想,形成共识

公司于2004年元月发出了《攀钢冶材公司一体化管理体系实施安排意见》的通知,并成立了综合管理体系推进委员会、综合管理体系归金办公室,同时委任主管质量的总工程师、主管生产的副总经理及主管发展、规划和企管的副总经理等公司领导分别为质量、环境和职业健康安全管理体系及一体化管理体系的管理者代表。冶材公司总经理多次明确提出:质量、环境和职业健康安全一体化管理是时代发展的必然要求和企业现代化的重要举措,必须在实践中探索,在开拓中创新。反复强调要提高对一体化管理必要性和迫切性的认识,充分调动中层干部、管理人员、技术人员和操作人员学习标准、参与管理的积极性。

同一思想,形成共识,公司采取多种形式,在全公司范围内进行广泛的宣传和教育。公司主要领导积极研究一体化工作中出现的问题,并带头撰写论文,不少论文已发表在国内一些权威刊物上。

2 突出重点,强化培训

遵照全面质量管理“始于教育、终于教育”的原则,公司把教育培训作为贯标的保证手段,把贯标的过程变成对职工进行质量管理再教育的过程,变成进一步强化质量意识的过程。为搞好贯标工作,公司采取请进来、派出去的方式。先培训领导、贯标骨干,然后以点带面进行全员培训,同时妥善处理贯标培训与生产的关系。

为了确保进一体化体系的有效运行,公司聘请咨询师系统讲授标准,组织中层干部、技术人员、管理人员和班组(作业)长360多人进行了为期两天的脱产培训以及多次专题培训,并进行闭卷考试,以加深对一体化文件的理解。同时,对公司600多名青工分期分批进行一体化管理知识培训,进一步提高职工对贯标工作的认识使贯标成为每个职工能理解、能参与、能动手、能执行的实践活动。在培训内容上,中层干部、技术人员以管理手册、程序文件及运行记录为重点;岗位作业人员以岗位作业文件为重点。扎实的宣传教育为公司一体化体系的运行打下了良好的基础。

3 精心设计体系,认真编制文件

质量、环境和职业健康安全一体化体系的有效与否,首先取决于文件化的一体化体系是否合理、科学,适合企业的实际,而文件化的一体化体系要靠体系设计来保证。

公司经过深入调研,首先制定了《攀钢冶材公司一体化管理体系实施安排意见》、《关于一体化工作安排的通知》,明确一体化工作各个阶段的具体工作内容、目标、时间和要求,同时编制了一体化工作方针目标展开网络图,并定期下达工作计划,定期检查,按月考评。

其次,在对公司原由的规章制度进行认真清理、摸请现状的基础上,按照ISO9000、ISO14000和OHSAS18000系列标准的要求,结合冶金材料行业的特点,制定出一体化体系职能要素分配表,将公司一体化体系文件编写任务落实到各责任部室。

第三,抓好一体化方针的制定。公司在制定一体化方针时遵循“二表明二体现”的原则,即:既表明企业总的质量、环保和安全宗旨,又体现企业质量、环保和安全的发展方向;既表明企业对质量、环保和安全的追求,又体现企业对用户的承诺。总之,力求简练,具有企业特色,符合国家关于质量、环保和安全工作的大政方针。在广泛征求意见的基础上,经公司领导审核,最后由总经理确定公司一体化方针为“质量文本、顾客至上;污染预防、节能降耗;保证安全、文明生产;遵规守法、持续改进;科学管理、激励创新”。同时明确了“加快质量、环境和职业健康安全管理进程,通过体系一体化整合认证,不断追求卓越的管理绩效,推进企业向管理科学迈进,增强公司国内外市场竞争力”的一体化目标。该方针目标反映了公司对质量、环保和安全的追求,对顾客的承诺,是职工的行为准则。

第四,在进行系统培训、系统调查、系统分析的基础上,理顺质量、环境和职业健康安全管理中纵向、横向之间的关系,使每个部门、每个职工都明白自身的质量、环保和安全职责及相互关系,应执行的程序文件及相应条款,完成了职能的展开、细化、分配和落实。

第五,明确体系设计原则,使文件具有完整性、系统性、一贯性、适用性、优化性。同时坚持文件内容一要满足标准要求,二要就合公司实际,三要具有可操作性,力求一体化体系不另搞一套,而是原有文件的重组和优化,做到目标明确,任务清楚,职责分明,接口严密、。

经过精心的设计和组织以及全体员工的努力,顺利完成了公司《管理手册》、36个程序文件以及大量作业文件的编写工作。

4 精心组织,有效运行

一体化体系文件的实施是贯标工作的重点和难点。公司在狠抓一体化体系文件培训的基础上,重点抓了以下几项工作:

——开展自查活动。一体化体系文件是否贯彻执行主要取决于各单位是否有效开展自查

工作及自查的力度。因此,公司强调各部室(单位)在实施一体化体系中,必须严格按照“检查——纠正——验证”方式滚动自查体系文件在本单位的运行情况,通过自查不断发现体系运行中的薄弱环节,采取整改措施,不断提高文件执行水平。

——进行内部审核。内部审核是贯标的重要环节,是健全、完善一体化体系的重要内容。为此,公司制定了《攀钢冶材公司一体化体系审核计划》,对一体化体系的所有要求进行严格的内部审核,对查出的不合格项,逐一进行整改落实。要求不合格项单位制定整改措施并按期实施,公司组织人员到各单位对整改情况逐条检查确认。

——进行管理评审。一体化体系管理评审由公司总经理主持。评审内容包括:一体化体系内部审核验证情况;一体化体系的实施运行情况;纠正和预防措施实施情况;危险源辩识、风险评价和风险控制的情况;环境因素的识别评价及控制情况;产品质量的控制情况;相关方的管理实施情况;资源配置与组织机构的适应性,目标完成情况与方针的适应性;以及需加强和改进的领域。针对体系运行中存在的问题,制定改进措施并及时整改。

5 真抓实干,促进发展

一年来,一体化体系运行情况良好,实现了企业管理的新跨越,加速了公司管理同国际惯例的接轨进程,进一步提升了公司的核心竞争力:

——管理水平提高了

一体化管理健全了文件化的企业综合管理体系,信息有反馈,行为有规范,管理有程序,工作有标准,每件事都知道该怎么干。通过贯标,大家逐步明白了:就事论事地处理问题不行,还要进行分析,找出产生问题的原因,并且采取纠正措施和预防措施;仅纠正缺陷还不够,还应该把解决问题的信息向用户反馈,让用户放心。

——基础工作加强了

实施一体化管理的过程是理顺基础工作和加强基础工作的过程。通过贯标,进一步明确了部门和各级人员的职责。经过认真清理、归并和优化,公司共制定公司级《程序文件》36个、《运行记录》145个,同时修改制定了《管理标准》70个、《工作(作业)标准》153个、《产品标准》35个、《技术规程》49个,并收集、整理、汇编涉及质量、环保和安全的法律法规215个,促进了标准化管理,信息流向和相互关系也更清晰了。

——综合指标提高了

一体化管理促进了产品实物质量的提高和环保安全管理的改善:(1)冶材综合质量指标与去年同期相比明显改善,耐火材料和冶金辅料综合合格率分别达到96.45%和100%,创历史最好水平,产品实物质量进一步提高,受到国内外客户好评;(2)环保达到控制标准的要求,实现了清洁生产;(3)安全管理实现了规范化操作,确保了安全文明无事故;(4)公司产销率达到99.97%,1~11月实现利润1020万元