外部的现场审核工作包括首次会议、现场审核、不符合项报告、审核结果的汇总分析、末次会议等环节。

1.首次会议

首次会议是实施现场审核的第一步,其进行得顺利与否,对随后的审核工作影响重大。首次会议由审核组长主持,参加人员为审核组全体成员、观察员、被审核方的管理者代表(因故不到会应指定代表人)、及各有关部门的管理人员。见面会应严肃而不拘谨,语言精炼,时间不宜超过30分钟。审核是双方的事情,需要双方共同努力和配合。

首次会议的内容和程序如下:

—双方介绍人员。必要时,还需出示审核机构和人员的资格证明,并备好一份到会人员签名表(如姓名、职务),以便归档;

—介绍审核类型、审核目的、审核依据、审核范围。这些虽已在申请书和通知书中确定,但有必要重申和明确,还应与被审核方确认送审的OHSMS手册及程序文件是有效版本;

—明确审核计划。虽事先已取得被审核方同意,但恐有变动,必须在会上进一步确认不再变更;

—介绍审核方法和审核结果的处理。应申明审核使用的是抽样调查方法,说明不符合项和最终审核报告的签发方式;

—明确限制范围。所谓限制,是指审核工作受到的约束,例如有没有需穿防护服的工作区、危险区、谢绝参观的技术禁止进入区等。但要防止被审核方强调限制而影响审核工作正常进行,必要时,可由审核机构决定;

—重申保密规定。对被审核方来说,所提供的资料都是机密,无论是审核方还是被审核方,对审核情况都有保密的义务;

—明确陪同人员。被审核方的向导应对需要审核的部门和项目熟悉;

—确定有关后勤事项。如审核工作所需的办公地点、开会场所、交通工具、通讯设备、办公用品、防护用具及午餐安排等,都应本着节省时间、保证工作顺利开展的原则在首次会议上确认;

—征求被审核方对审核安排的意见。有不清楚的地方应进一步说明,没有异议则首次会议结束。

2.现场审核

首次会议后,审核组便分成小组按计划进行审核。两个人一小组时,以一人提问一人记录为好。审核员应时刻牢记审核目标、范围和计划安排,不要轻易偏离“核查表”轨迹。如没有发现问题,不应非要找到问题为止,否则这对被审核方是不公正的,且违反抽样原则;如确需进一步调查取证,可征询审核组长同意后,方可临时偏离“核查表”。审核员要在现场亲自抽取或监督抽取样本。审核中与被审核方发生矛盾时,审核员应尽量克制。审核中若发现足以决定不推荐注册的严重不符合项,则可提前中止现场审核。

审核抽样要具有随机性、代表性,要进行独立、公正的审核,重要的是获取足够的客观证据,“如果没有证据,怀疑就不能成立”,因此,审核中要注意收集证据。可以通过提问和访谈,围绕“5W1H”收集;通过审查文件、资料、记录收集;通过观察生产过程、工作现场和实施情况收集;通过抽取已检验过的样品重新检验收集,并做好事实记录,作为客观证据。

审核的客观证据由下列八个属性界定:

——是实际存在的;

——是不受审核员个人情感和偏见影响的;

——是可以被陈述的;

——是关于职业安全健康方面的;

——是可以定量的;

——是可以定性的;

——是可以验证的;

——是可以用文字表达的;

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