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业务流程重组及ERP系统应用—一场新的管理革命

业务流程重组及ERP系统应用—一场新的管理革命

张后启 博士

人类社会经历了从农业经济时代到工业经济时代的发展,而今正进入一个崭新的时代棗知识经济时代。在知识经济时代,企业所处的商业环境已经发生了根本性变化。顾客需求瞬息万变、技术创新不断加速、产品生命周期不断缩短、市场竞争日趋激烈,这些构成了影响现代企业生存与发展的三服力量:顾客(Customer)、竞争(Competition)和变化(Change)(简称3C)。为了适应以“顾客、竞争和变化”为特征的外部环境,过去在工业经济时代的商业规则与“科层制”管理模式已经不再适用于今天企业的发展,甚至严重影响到企业的生存。这从而引发了90年代以“业务流程重组”(Business Process Reengineering, 简称BPR)为核心思想的一场新的管理革命。

业务流程重组最初于1990年由美国前MIT教授Michael Hammer在“Reengineering Work:Don’t Automate,But Obliterate”一文中提出,后来Michael Hammer与CSC Index的首席执行官James Champy于1993年发表了《公司重组:企业革命的宣言》,此后,BPR作为一种新的管理思想,象一股风潮席卷了整个美国和其他工业化国家,并大有风靡世界之势。BPR被称作是“恢复美国竞争力的唯一途径”,并将“取代工业革命,使之进入重组革命的时代”。

企业资源计划ERP系统(Enterprise Resources Planning)是适应现代企业外部竞争环境变化,为企业实现对业务流程中的所有资源进行有效利用,从而达到改善管理水平与管理效率目标的最重要的信息技术手段。虽然作为一种管理思想的BPR与作为一种管理手段的ERP系统并没有直接的关联,但为了将BPR由思想转变为现实,并达到实施BPR的理想目标,ERP系统的应用是必不可少的。与此同时,在应用ERP系统之前不对企业进行业务流程重组,ERP实施应用也很难成功,因此,在企业实施业务流程重组的同时应用ERP系统,对实现企业管理绩效显著改善这个目标而言是最完美的结合。

一、工业经济时代企业管理的特点

18世纪产业革命以来,手工业作坊向工厂生产方向发展,出现了制造业。从此,人类社会从农业经济时代正式进入工业经济时代。在工业经济时代,所有企业无一例外地追求着基本相似的营运目标,即如何实现最大限度地降低生产成本以期实现企业利润最大化。

实现劳动分工以提高生产效率

降低生产成本的手段之一就是提高生产效率,从而降低单位产品的劳动成本和设备成本并提高单位时间的产出量。最佳的生产模式就是亚当· 斯密在《国富论》中描述的别针工厂,经过分工的工人各自负责别针的一个工序,比每个工人都独自完成全过程生产的效率高几百倍,这就是亚当· 斯密首次提出的劳动分工原理。

美国汽车业的先锋亨利· 福特(Henry Ford)一世将劳动分工的概念应用到汽车制造上,并由此设计出世界上第一条汽车生产流水线,大规模生产从此成为人类历史上的现实。

几乎与福特同时代的通用汽车公司总裁艾尔弗雷德· 斯隆(Alfred Sloan)在福特的基础上将劳动分工理论再次向前推进一步,斯隆实际上树起了劳动分工理论发展的第三个里程碑。福特根据劳动分工原理化解汽车装配工作,把它拆成一系列毫不复杂的任务,使每个工人的工作都非常简单易学。然而,人员协调和工人工作成果的组合过程却因此而变得复杂非常,管理方面显然跟不上高效率工厂系统的需求了。斯隆正是在此基础上,将劳动分工的理论应用到管理部门的专业人员上,并使之与工人的劳动分工呈平行发展之势。有了这样完整的工人及管理人员的系统分工,汽车业才真正称得上“大规模生产”。

可以说,在工业经济时代企业一般以一种独特的方式生产产品。企业生产适应于制造大量相对简单而又标准化的产品。其关键是使生产的每一步骤规范化和简单化。于是随着生产规模的扩大,生产单位产品的成本便大幅度下降。工业经济时代的特征是分解再分解,成功来自把已知的整体分解为部件,而部件再分解为元件。这个时代的目标是效率,而效率的获得是通过各个元件的最优化生产,从而实现产品整体的最优化生产。

合理控制库存以降低生产成本

降低生产成本的手段之二就是合理控制库存,减少资金占用,从而降低单位产品的资金成本。为此人们研究出各种库存控制方法,经过不断发展,到后来最有影响的就是物料需求计划MRP(Material Requirements Planning)。企业根据市场需求或订单量,在考虑生产能力许可的情况下,确定生产计划,进而确定为满足生产过程的物料需求计划。根据物料需求计划组织物料采购,从而合理控制库存量,降低单位产品的资金成本。

制定合理的物料需求计划本质上是一个大量信息的处理问题,在传统的手工管理方式下很难达到预期目标。直至50年代中期,计算机的商业化应用才开辟了企业管理信息处理的新纪元,这对企业管理所采用的方法产生了深远的影响。特别是而在库存控制和生产计划管理方面,这种影响比其他任何方面都更为明显。

采用计算机进行信息处理的MRP系统,从六十年代时段式MRP系统发展到七十年代的闭环MRP系统,最后发展为八十年代的MRP II。八十年代的MRP II实际上已由原先的物料需求计划(MRP为Material Requirements Planning的缩写)发展为制造资源计划(MRP为Manufacturing Resource Planning的缩写),表面上英文缩定名称相同,但内涵已有了很大变化。MRP II是一个把生产、财务、销售、工程技术、采购等各个管理环节进行一体化管理和集成运行的企业管理系统,系统运行去掉手工业务流程中不必要的重复性工作,减少数据间的不一致性现象并提高了工作效率,也实现了企业资金流与物流的统一管理。在MRP II中,物料需求计划MRP与库存控制仍然是系统的核心功能。

企业通过应用MRP II系统进行库存控制并实现企业内部资源(包括资金、设备、人力等)的有效利用,从而实现企业利润最大化,这也是工业经济时代后期企业管理的另一个特点。

注重改善各单个环节管理以提高企业竞争力

在工业经济时代,企业依据劳动分工的原则组织大规模生产,为了增强企业在市场中的竞争力,企业注重对内部各个环节的改善。主要有:总体质量管理TQM(Total Quality Management),准时生产JIT(Just-In-Time)、并行工程SE(Simultaneous Engineering)等。

TQM注重对生产过程人员和技术的管理,强化各部门的职责,强调生产各环节之间或部门之间以“内部顾客(Internal Customer)”的概念和形式进行衔接。

JIT作为一种生产方法,它通过简化生产环节和根除不良库存对生产的影响来优化工厂内的物流过程。

SE在美国非常著名,它是对新产品开发、设计与制造的一种组织形式的管理。

可以说这些对企业各个业务环节进行改善的各种方法,如果实施得当,也会明显改善企业的管理绩效。但需要指出的是,这些方法都有是面向企业业务管理的各个单一环节,而不是面向企业的整个业务流程。

面向单一环节改善管理而没有考虑企业的整体业务流程的合理性与改善,实际上也是劳动分工原则应用在企业管理上强调部门职能的表现,这同样也是工业经济时代企业管理的又一个重要特点。

二、适应知识经济时代要求的管理革命

在当前全球经济一体化和信息技术飞速发展的今天,现实社会发生了革命性变化,人类从工业经济时代悄然跨入了知识经济时代。在知识经济时代,企业所处的时代背景和竞争环境发生了根本性变化,企业为了生存和发展,必须要进行一场新的管理革命。主要表现在以下几个方面:

技术创新持续进行,速度不断加快

在工业经济时代,技术创新具有一定的阶段性,产品变化相对稳定,从而企业可以将产品生产分解再分解,使生产的每一步骤规范化和简单化,并通过规模化大生产降低生产成本,获得市场竞争优势。与工业经济时代相反,知识经济时代的的目标是创新(Innovation):创造性能更新更高的产品,或者是用新的工艺把部件组成优质低价的现有产品。创新不是一种现象,工业革命便是从蒸汽机开始,经过如汽车和电灯等创新的结果。但是知识经济时代的创新与工业经济时代完全不同。在工业经济时代,创新没有计划,带有很大的偶然性。导致工业革命的创新及其对社会经济的影响,出乎预料,令人惊讶。知识经济社会中的创新,则是有计划的常规活动。在工业经济时代,创新一般来自杰出的个人。知识经济时代的创新,则主要是集体合作的产物,极少有单独个人的创新。在工业经济时代,创新一旦完成,长时期较少变化。而知识经济时代的创新是连续出现的。

企业竞争优势来自创新,而不是效率

在工业经济时代,企业竞争优势来自对效率的追求。因为在存在竞争的情况下,成本最低的生产便会取胜。但在知识经济时代,企业竞争优势来自对创新的追求。首先或早期生产新产品、使用新工艺或提供前所未有的服务,可以取得一定时间的垄断利润,从而获得市场竞争的优势地位。

顾客需求瞬息万变,产品周期不断缩短

在知识经济时代,那种“生产什么就卖什么”的时代已经一去不复返了。如今的“买方市场”使顾客的选择范围大大拓宽,也使得他们对产品的期望值在不断提高,他们不再满足于合理的价格,而且还要追求产品的个性化,企业往往要根据顾客的需求“量体裁衣”,这样必然形成多品种、小批量的定单,使得企业无法继续享受规模经济的效益。同时,市场竞争加剧,大量的替代产品使得任何一家企业都无法垄断市场,而贸易壁垒的取消还意味着顾客不仅仅可以从本国产品还能从外国产品中寻求其最佳利益,于是顾客不再有耐心为某一种产品而长时间地等待了。这也意味着产品的生命周期不断缩短(从若干年缩短到几个月甚至到几天),企业如果不能即时对市场需求变化作出快速响应,不能在短时间内开发、生产并销售出其产品,企业就会被淘汰出局。

竞争空间不断扩大,激烈程度不断加剧

随着各国市场的开放、信息化管理手段的运用,企业发展已进入国际化发展空间。全球经济一体化不可逆转,企业竞争将不再受地域限制,任何企业都要承受来自国际化企业发展的竞争压力。

另一方面,中小企业如雨后春笋,进行专业化灵活多便的生产或服务,并以其低成本运营对规模化企业高成本运营直接产生竞争威胁。

以上几个方面,可以归纳为影响我们时代企业生存与发展的三股力量,即是:顾客、竞争和变化。时代的变化,要求我们必须审视我们已经习惯了的管理模式。

18世纪以来,从亚当· 斯密到福特到斯隆对汽车公司的精密分工,分工理论一直把中心放在个别作业效率的提升上,而忽视了整个流程的优化,产生了缰化的本位主义和“见树不见林”的盲点。并且专业分工导致了金字塔式的“科层制”组织模式,企业管理层次重叠、冗员多、成本高、浪费大、对市场反应迟缓等缺陷,阻碍了企业的进一步发展。

企业等级结构的形成的根本原因是有效管理幅度的限制,即当组织规模扩大到一定程度,必须通过增加管理层次来保证有效领导。然而在企业规模一定的情况下,管理幅度与管理层次成反比。当管理幅度较小,而管理层次较多时,企业就趋向高耸式结构,反之则趋向扁平式。

工业革命初期,“科层制”以其动作稳定、持续并可预见的特点,盛行一时。这种注重纵向分工、强调命令控制的高耸式等级体制在今天任何一家公司都能找到其踪影,而大企业更是深深地打上了它的烙印。

科层制中组织层次过多会引起沟通成本的剧增,并且随着企业规模有扩大、延长了信息沟通的渠道、从而增加信息传递的时间、可能会导致延误时机和决策过程失误。由于指挥路线过长,上下级关系不确定,会造成管理上的真空地带,遇到问题无人负责。

此外,在科层制管理体制下,各子单位往往会精心构思自己的行为,使自己的目标凌驾于整个组织的目标之上。这种分散主义和利益分歧,或许能够实现局部利益的提高,但却弱化了整个组织的功效。

管理过度细化,使得管理成本加大,日见膨胀的信息量和信息流通量正在成为无形的障碍,人们发现,问题不在工作本身,也不在工作的人,而是在整个流程的结构,在信息技术的推动下,亚当· 斯密正在成为过去,一场新的管理革命正在进行,这就是以“业务流程重组”为核心的重组革命。

三、业务流程重组:概念与原则

根据Hammer与Champy的定义,“业务流程重组就是对企业的业务流程(Process)进行根本性(Fundamental)再思考和彻底性(Radical)再设计,从而获得在成本、质量、服务和速度等方面业绩的戏剧性的(Dramatic)改善”,使得企业能最大限度地适应以“顾客、竞争和变化”为特征的现代企业经营环境。在这个定义中,“根本性”、“彻底性”、“戏剧性”和“流程”是应关注的四个核心内容。

根本性再思考表明业务流程重组所关注的是企业核心问题,如“我们为什么要做现在的工作?”、“我们为什么要用现在的方式完成这项工作?”、“为什么必须由我们而不是由别人来做这份工作?”等等。通过对这些企业运营最根本性的问题的仔细思考,企业可能会发现自己赖以存在或运营的商业假设是过时的甚至是错误的。

彻底性再设计表明业务流程重组应对事物进行追根溯源,对既定存在的事物不是进行肤浅的改变或调整性修补完善,而是抛弃所有的陈规陋习并且不要考虑一切已规定好的结构与过程,创造发明全新的完成工作的方法;这是对企业进行业务处理流程进行重新构建,而不是改良、增强或调整。

戏剧性改善表明业务流程重组追求的不是一般意义上的业绩提升或略有改善、稍有好转等,而是要使企业业绩有显著的增长、极大的飞跃和产生戏剧性变化。这也是业务流程重组工作的特点和取得成功的标志。

业务流程重组关注的要点是企业的业务处理流程,一切“重组”工作全部是围绕业务流程展开的。“业务流程”是指一组共同为顾客创造价值而又相互关联的活动。哈佛商学院的Michael Porter教授将企业的业务流程描绘为一个价值链(Value Chain),竞争不是发生在企业与企业之间,而是发生在企业各自的价值链之间。只有对价值链的各个环节(业务流程)进行有效管理的企业,才有可能真正获得市场上的竞争优势。

进行业务流程重组主要有两种方法:一是在研究和描述企业现有业务流程的基础上进行重新设计;一是从一张白纸开始构建企业理想的业务流程,构建过程中可以参考相关企业的管理水准(Benchmarking)。一般情况下,人们都是将这两种方法结合使用。限于篇幅本文对具体实施业务流程重组的方法、要点、成功要素等不再进行展开讨论,现仅就业务流程重组的主要思想与原则概述如下:

从职能管理到面向业务流程管理的转变

传统的劳动分工理论将企业管理划分为一个个职能部门,各职能部门根据级别高低组成一个树形或金字塔式的结构,这即是“科层制”管理。科层制管理虽然有利于专业化劳动技能与管理技能的发展,也有利于企业的稳定。但这种管理组织注重的是“老板”而不是顾客,没有人对同级部门间的工作进行控制并进行强有力地协调。顾客与企业的联系不是单点方式(Single Point of Contact),如一个顾客要想查询发票信息,必须与企业的财务部门联系,与之打交道的销售部门只知道有关销售方面的信息。此外,由于部门边界限制,很多工作只是为了满足企业内部管理结构的需要而完成,从而存在很多无效的工作。

业务流程重组强调管理要面向业务流程,对业务流程的管理以产出(或服务)和顾客为中心,将决策点定位于业务流程执行的地方,在业务流程中建立控制程序。从而可以大大消除原有各部门间的摩擦,降低管理费用和管理成本,减少无效劳动和提高对顾客的反应速度。

注重整体流程最优的系统思想

在传统劳动分工的影响下,作业流程被分割成各种简单的任务,并根据任务组成各个职能管理部门,经理们将精力集中于本部门个别任务效率的提高上,而忽视了企业整体目标,即以最快的速度满足顾客的不断变化的需求。对企业进行业务流程重组实际上是系统思想在重组企业业务流程过程中的具体实施,它强调整体全局最优而不是单个环节或作业任务的最优。

组织为流程而定,而不是流程为组织而定

业务流程重组以适应“顾客、竞争和变化”为原则重新设计企业业务处理流程,然后根据业务流程管理与协调的要求设立部门,通过在流程中建立控制程序来尽量压缩管理层次,建立扁平式管理组织,提高管理效率。

充分发挥每个人在整个业务流程中的作用

在“科层制”管理下的企业每个员工,被囿于每个部门的职能范围内,评价他们的标准是在一定边界范围内办事的准确度如何,任何冒险与创新行为都是不受欢迎的。因此,极大地抑制了个人能动性与创造性。

重组后的企业业务处理流程化要求在每个流程业务处理过程中最大限度地发挥每个人的工作潜能与责任心,流程与流程之间则强调人与人之间的合作精神。可以说在知识经济时代,个人已转变为“社会人”,个人的成功与自我实现,取决于这个人所处的流程及整个流程能否取得成功。这样,绝对权威制度显然已无法适应这种观念的转变,因此,必然要求建立以人为主体的流程化“有机组织”,在有机组织中充分发挥每个的主观能动性与潜能。

客户与供应商是企业整体流程的一部分

在知识经济时代仅靠自己企业的资源不可能有效地参与市场竞争,还必须把经营过程中的有关各方如供应商、制造工厂、分销网络、客户等纳入一个紧密的供应链中,才能有效地安排企业的产、供、销活动,满足企业利用全社会一切市场资源快速高效地进行生产经营的需求,以期进一步提高效率和在市场上获得竞争优势。换句话说,现代竞争不是单一企业与单一企业间的竞争,而是一个企业供应链与另一个企业供应链之间的竞争。这就要求在进行业务流程重组时不仅要考虑企业内部的业务处理流程,还应对客户、企业自身与供应商组成整个供应链中的全部业务流程中进行重新设计。

信息资源的一次性获取与共享使用

在传统的业务处理流程中,相同的信息往往在不同的部门都要进行存贮、加工和管理,这其中存在着很多重复性劳动甚至无效劳动。很多企业甚至建立专门的部门,收集和处理其他部门产生的信息。随着信息技术的发展及其在企业的应用,以及员工素质的提高,信息处理完全可以由处在各不同业务处理流程中的人员自已完成。通过业务流程重组确定每个流程应该采集的信息,并通过信息系统的应用,实现信息在整个流程上的共享使用。

四、业务流程重组的一个经典案例

Hammer 1990年在“Reengineering Work:Don’t Automate,But Obliterate”一文中列举了位于北美的福特汽车公司应付帐款部门是如何重组其应付帐款业务流程以减少其管理费用,可以说这是BPR最经典的一个案例。

福特汽车公司是美国三大汽车巨头之一,但是到了本世纪八十年代初,福特像许多美国大企业一样面临着日本竞争对手的挑战,因而计划想方设法削减管理费用和各种行政开支。位于北美的福特汽车公司2/3的汽车部件是需要从外部供应商购进的,为此需要有相当多的雇员从事应付帐款管理工作。在进行业务流程重组之前,北美福特汽车公司的应付帐款部门雇用员工500多人,最初,管理人员计划通过业务处理程序合理化和应用计算机系统,将员工裁减到最多不超过400人,实现裁员20%的目标。日本马自达公司是福特公司占有22%股份的公司,在马自达汽车公司做同样工作的人只有5个人。尽管两个公司在规模上存在一定的差距,但5:500的差距让福特公司震惊了。为此,福特公司决定对其公司与应付帐款部门相关的整个业务流程进行彻底重组。

福特汽车公司应付帐款部门的工作就是接收采购部门送来的采购订单副本、仓库的收货单和供应商的发票,然后将三类票据在一起进行核对,查看其中的14项数据是否相符,绝大部分时间被耗费在这14项数据由于种种原因造成的不相符上。业务处理流程如下图所示:

业务重组后,应付帐款部门不再需要发票,需要核实的数据项减少为三项:零部件名称、数量和供应商代码,采购部门和仓库分别将采购订单和收货确认信息输入到计算机系统后,由计算机进行电子数据匹配。最后结果是:应付帐款部门的员工减少了75%,而不是原计划的20%。重组后的公司业务流程如下图所示:

从福特汽车公司的业务流程重组中我们可以看出,业务流程重组不能仅面向单一部门,而是作为企业全局的业务处理流程。倘若福特公司仅仅重建应付帐款部门,那将是徒劳无功的。正确的重组过程应将注意力放在整个物料获取的流程上,其中涉及到采购、仓库和应付帐款部门,从而才能获得戏剧性改善的成就。

四、业务流程重组与ERP系统应用的完美结合

业务流程重组BPR的提出与计算机信息系统的应用并没有直接的关联关系,企业可以不考虑信息技术的应用而组织实施业务流程重组。但是从BPR实施成功的案例中,有很多都与信息系统的应用分不开的,可以说,在BPR从思想到现实的转变中,信息系统作为一个重要手段起到了一种催化剂的作用。在BPR的实施过程中,不考虑信息系统的应用一般是难以达到对管理业绩的戏据性改善目标。另一方面,企业在应用信息系统前,不首先进行业务流程重组,也是很难达到预期效果的。这里提到的信息系统应用主要就是从MRP、MRP II发展到今天的ERP系统。

信息技术应用的“黑洞”

根据美国的一项统计,在整个八十年代,美国企业在信息技术(Information Technology, 即IT)应用上投资了10,000亿美金,其中的8,000亿是由服务行业投入的。尽管这样大的巨资投入,但是白领人员的生产率在整个八十年代实质上并没有发生变化。在1975至1985这十年期间,蓝领工人数量减少了6%,实际产出增长了15%,因此,生产率提高了21%。但在这同一期间,白领工人数量增长了21%,与实际产出增长15%相比,生产率损失了6%。这些投资并没有达到预期目标。经济学家们称之为“生产率悖论”,而众多的公司则认为他们投入到信息技术应用方面的钱掉进了的“黑洞”。

另据中国有关方面调查,自国外的MRP II软件进入中国以来,我国企业在应用MRP II系统方面已投资了80亿元人民币,但是应用成功率不到20%,达到预期目标的更是寥寥无几。

在当前全球企业投资IT应用已超出其他资本品投资的情况下,这种现象尤其不合情理。毫无疑问,信息技术应用提高业务处理效率的潜能是存在的,但问题是如何才能释放这种替能。这需要我们首先分析一下信息技术应用失败的原因。

信息技术应用失败的原因

信息技术应用没有释放其替能的原因之一就是企业在应用信息技术时,总是沿用旧的或业已存在的方式做事,而不是注重工作应该怎样做,然后考虑应用信息技术来辅助实现它。办公自化系统的应用就是一个很好的例子。应用办公自动化信息系统梦想“无纸化办公”,其结果导致更多的纸张使用。不管报告是否有价值,报告愈来愈多,格式愈来愈漂亮。人们不惜化去数天时间去写报告并绘有精美的图表等以期高一级管理层对自己工作的认可或批准。因为在办公自动化软件上修改文字和图表实在太容易以致人们一遍又一遍地进行修改完善以使得到每一级管理层的欣赏。问题就在于处理办公事务的流程和方式没有改变。

在应用信息技术为顾客提供服务方面,也会经常导致一些问题。运行计算机信息处理技术直接模拟手工业务处理方式和处理流程,将会对很多不合理或无效的工作(也许手工业务处理方式下必须存在)进行计算机自动处理,由于人们必须按照计算机的要求工作而不是按照顾客的要求办事,从而有可能导致工作效率不如手工方式。人们经常认识到对流程进行一些改变是有益的,但往往因为要改变计算机系统的成本太高和太费时间而被搁置。因而人们经常认为信息技术应用会导致不灵活而不是灵活,信息技术应用根本达不到预期想象的效果。

信息技术的正确应用方式

由于众多企业在应用信息技术方面难以达到预期目标,一些企业开始与研究机构进行合作进行这类问题的研究。其中最著名的研究成果就是MIT自1984年开始,直至1991才结束的一项称之为“九十年代的管理”的研究报告,该项研究调查了IT应用对各类机构的影响,研究人员发现:成功的企业在应用IT的方式上比上文提到的这些办公室自动化和事务处理自动化的应用方式要先进。研究结果可以用下图表示:

第1级:本地化应用。信息技术相互独立地应用在一个企业的各个部门,如财务、客户记录、存货等,以实现单项业务管理效率化。

第2级:集成化应用。当一个企业应用信息技术进入成熟期时,他们会认识到需要将各个独立运行的系统联接到一起,如通过共享数据将财务与生产系统集成一体化。

第3级:业务流程重新设计。应用信息技术转变企业工作方式而不是简单地实现已有工作自动化。

第4级:业务网络重新设计。重新设计企业与企业之间的业务处理过程,即对企业的整个供应链(Supply Chain)的工作流程进行重新设计。

第5级:业务范围重新定义。通过信息技术应用扩展企业业务范围。对新的或已有的市场提供新产品或服务,或为新的市场提供已有的产品(服务)。

从第1级到第2级是一个自然发展的渐进过程,一般发生在开始应用信息技术的一段时间之后。遗憾的是,这一阶段的收益也无疑是一个缓慢过程,企业一般没有充分发挥信息技术手段的潜能。第3、4、5级则是革命性的变化,这些级不是从现有的工作方式开始应用信息技术,而是注重工作任务与工作流程,然后发挥信息技术手段支持新的工作方式的能力。这即是说,为了保证ERP系统应用的成功,企业必须首先理顺业务流程,最好是进行业务流程重组。

BPR强有力的工具手段:ERP系统

信息技术在企业管理中的应用主要是ERP系统。它是在MRP II的基础上扩展了管理范围,给出了新的结构,为适应当今时代企业管理要求而推出的计算机软件系统。在ERP系统设计中考虑到仅靠自己企业的资源不可能有效地参与市场竞争,还必须把经营过程中的有关各方如供应商、制造工厂、分销网络、客户等纳入一个紧密的供应链中,才能有效地安排企业的产、供、销活动,满足企业利用全社会一切市场资源快速高效地进行生产经营的需求,以期进一步提高效率和在市场上获得竞争优势;同时也考虑了企业为了适应市场需求变化不仅组织“大批量生产”,还要组织“多品种小批量生产”。在这两种情况并存时,需要用不同的方法来制定计划。

在ERP系统的这种设计思想中体现出:第一,它把客户需求和企业内部的制造活动、以及供应商的制造资源整合在一起,体现了完全按用户需求制造的思想,这使得企业适应市场与客户需求快速变化的能力增强。第二,它将制造业企业的制造流程看作是一个在全社会范围内紧密连接的供应链,其中包括供应商、制造工厂、分销网络和客户等;同时将分布在各地所属企业的内部划分成几个相互协同作业的支持子系统,如财务、市场营销、生产制造、质量控制、服务维护、工程技术等,还包括对竞争对手的监视管理。ERP系统提供了可对供应链上所有环节进行有效管理的功能,这些环节包括订单、采购、库存、计划、生产制造、质量控制、运输、分销、服务与维护、财务管理、人事管理、实验室管理、项目管理、配方管理等。

实施BPR与应用ERP系统的完美结合

从前文可以看出,ERP系统实现了对企业整个供应链各个环节的管理,其应用与企业业务流程紧密关联。为了保证ERP系统应用成功并达到预期的应用效果,必须首先对企业业务流程进行重新设计。另一方面,BPR的实施成功并达到企业管理业绩的戏据性改善,必须借助ERP系统作为技术手段和管理工具。这两方面说明,BPR与ERP互为成功的前提条件。

此外,ERP系统还实现了对企业全部资源的一体化管理,而这点正是BPR所不能解决的,因而ERP系统又是企业实施BPR的重要补充,更有助于BPR的实施达到预期目标。

因此,在企业实施BPR的同时应用ERP系统,对于现代企业管理而言是一种最完美的结合。

六、结束语

现将工业经济时代与知识经济时代企业所处的外部环境变化、生产组织与管理方式的变化总结如下:

  工业经济时代 知识经济时代
 

环境

技术创新 阶段性 持续性
竞争优势 来自效率 来自创新
顾客需求 相对稳定 瞬息万变
竞争空间 本地化 全球一体化
生产 生产组织 劳动分工、流水线式作业 流程化、动态重组
生产方式 少品种、重复制造、批量生产 多品种、小批量、个性化
 

管理

管理思想 劳动分工理论

注重运用TQM、JIT、SE等方法改善各环节管理

业务流程重组

注重业务流程整体最优

组织结构 高耸式多级职能部门管理 扁平式业务流程管理
手段 管理手段 MRP、MRP II ERP

企业通过实施BPR理顺业务流程并进行业务流程优化,然而在进行业务流程重组过程中,不应用ERP系统将难达到BPR对企业管理的戏据性改善目标。另一方面,不事先进行BPR,ERP系统的应用也很难取得预期目标甚至导致应用失败。企业应在实施BPR理顺和优化业务流程的基础上,以ERP系统作为现代化管理手段,实现对企业全部资源的有效利用和管理。

BPR侧重企业业务流程的整体最优化,ERP侧重在合理的业务流程基础上实现对企业资源的有效利用与管理,为了实现两者的目标,BPR和ERP几乎是互为条件,与此同时在流程管理与资源管理方面又互为补充。因此,BPR的实施与ERP系统的应用在显著地改善现代企业管理绩效方面,他们是一种最完美的结合。